Ennen kuin AI-avustaja alkaa vastata lukijoille, kerää palvelukuvaukset yhdessä niiden ehtojen, rajoitusten ja jatkoyhteystietojen kanssa. On parasta aloittaa tiedoista, joita työntekijä tarkistaa, kun asiakas kysyy: "Sopiiko tämä tarjonta minun tilanteeseen?".
Aloita kysymyksistä, joihin yritys todella tietää vastauksen
Kuvittele lukija, joka löytää oppaan palvelun valinnasta. Hän ymmärtää jo yleisen periaatteen, mutta ei tiedä, hoitaako yritys hänen tapauksensa. Hän kysyy työn laajuudesta, yhteistyön aloittamistavoista tai poikkeuksesta vakiotarjonnasta.
Jos AI-avustaja haluaa auttaa häntä, se tarvitsee vahvistettua tietoa yrityksen tarjonnasta. Verkkosivujen otsikko tai palveluluettelo ei riitä. Tarvitaan tiedot, joilla voidaan erottaa, mitä yritys tekee, siitä, mitä se ei tarjoa tai mikä vaatii henkilökohtaista sopimista.
Hyvä aloituskohta on yksinkertainen harjoitus: kirjoita ylös kysymykset, joita vastaanottaja voi esittää ennen kyselyn lähettämistä, ja merkitse sivuun kohta, jossa ajantasainen vastaus löytyy. Kun et pysty osoittamaan tällaista kohtaa, älä kirjoita vastausta olettamusten perusteella. Ensin sopikaa siitä henkilön kanssa, joka vastaa tarjonnasta.
Tämä valmistelu AI-käyttöönottoon auttaa myös työntekijöitä. Se näyttää, missä sivuston kuvaukset ovat liian yleisiä ja missä eri ihmiset yrityksessä käyttävät erilaisia versioita samoista sopimuksista. AI-avustajan ei pitäisi ratkaista näitä eroja yrityksen puolesta.
Mitä materiaaleja AI-avustajalle kerätä?
Sinun ei tarvitse aloittaa kattavan dokumentin kirjoittamisesta alusta. Tarkista ensin, mitä yrityksellä on jo: palvelun alasivut, tarjontakuvaukset, dokumentit, esitykset ja vastaukset, jotka asiakkaille on toimitettu. Valitse sitten materiaalit, jotka ovat edelleen voimassa ja todella auttavat selventämään tarjontaa.
Yrityksen kuvaus ja palvelun laajuus
Kirjoita ylös, mitä yritys tekee, kenelle se auttaa ja mitä palveluita siellä voidaan tilata. Kirjoita jokaisen palvelun tarkoitus tavallisella kielellä. Jos paketin nimet tai sisäiset määritelmät vaativat selitystä, lisää ne kuvaukseen.
Näytä erikseen erot palveluiden välillä, jotka vastaanottaja saattaa sekoittaa. Kyse ei ole kattavan taulukon luomisesta joka tilanteeseen, vaan käytännöllisen kysymyksen vastaaminen: missä tilanteessa kannattaa puhua yhdestä palvelusta, ja milloin toisesta?
Tieto yrityksen tarjonnasta tulisi myös selvästi osoittaa, koskee kuvaus palvelun vakiolaajuutta vai yksilöllisesti sovittavaa mahdollisuutta. Muuten lukija voi pitää lisäratkaisun esimerkkiä osana jokaista toteutusta.
Ehdot, rajoitukset ja sopimista vaativat asiat
Kerää tiedot, jotka usein katoavat lyhyistä myyntiteksteistä, mutta ovat merkityksellisiä vastaanottajan päätökselle. Ne voivat olla asiakkaan vaatimia materiaaleja, palvelun laajuuden rajoja, käytettävissä olevia yhteistyön aloittamistapoja sekä osat, jotka hinnoitellaan tai sovitaan erikseen. Kirjoita ylös vain ehdot, jotka yritys on vahvistanut.
Valmistele myös luettelo kysymyksistä, joihin ei ole yhtä vastausta ilman asiakkaan tilanteen tuntemusta. Esimerkiksi projektin laajuus voi riippua siitä, käynnistetäänkö yritys uutta vaiko halutaanko ratkaisu liittää olemassa olevaan sivustoon. Tässä tapauksessa tarkasta ilmoituksesta parempi vaihtoehto on tieto siitä, mitä on sovittava keskustelussa.
Rajoitukset eivät heikennä tarjontaa. Ne mahdollistavat selkeän selityksen ja ohjaus oikealle henkilölle, kun vastaus vaatii ihmisen päätöstä.
Kuva on luotu tekoälyn avulla.Vastaukset usein esitettyihin kysymyksiin
Kirjoita ylös kysymykset, jotka toistuvat tarjontakeskusteluissa, ja valmistele vahvistetut vastaukset. Niiden ei tarvitse kuulostaa muodolliselta säännöltä. Niiden pitäisi kuitenkin mahdollistaa selkeä vastaus siihen, mitä asiakas todella kysyy.
Hyödyllinen rakenne on: kysymys, lyhyt vastaus, ehdot tai poikkeukset ja osoitus, milloin tarvitaan keskustelu yrityksen kanssa. Jos vastaus riippuu tietyn tapauksen arvioinnista, merkitse se muodollisen säännön tekemisen sijaan.
Keskustelun kysymykset auttavat selvittämään, mitä vastaanottajat eivät ymmärrä. Katso materiaalista Asiakkaiden kysymykset tarjonnasta: mitä selityksiä puuttuu sivulta, kuinka käyttää niitä viestinnän parantamiseen. Tietopankkiin kirjoitetaan kuitenkin vasta vahvistetut vastaukset.
Erota tarjontatieto asiakkaiden kysymyksistä
Tämä ero helpottaa materiaalien järjestämistä. Yrityksen tietopankki sisältää tiedot, joihin AI-avustaja voi perustaa selityksen: palvelun kuvaus, ehdot, rajoitukset ja yhteystiedot. Asiakkaiden kysymykset puolestaan osoittavat, missä vastaanottajat tarvitsevat lisäselitystä.
Jos joku kysyy: "Voitteko yhdistää uuden palvelun omaan järjestelmääni?", pelkkä kysymys ei todista, että yritys tarjoaa tällaisen integroimisen jokaisessa projektissa. Se on signaali, että kannattaa valmistella vahvistettu vastaus: onko tällainen mahdollisuus olemassa, mistä se riippuu ja kuka voi arvioida tietyn tapauksen.
Älä myöskään käsittele yksittäistä vastaanottajan lausumaa tuotetta koskevana vahvistuksena. Asiakas voi käyttää epätarkkaa nimeä, ymmärtää ehdot väärin tai kysyä palvelusta, jota yritys ei tarjoa. Tunnista ensin kysymyksen takana oleva tarve, sitten tarkista vastaus nykyisestä tarjonnasta.
Enterprise-versiossa järjestelmästä "Artikkelit ja AI-avustaja" kysymysten perustan laajentaminen ja keskustelujen analyysi voivat auttaa seuraavien artikkelien aiheiden valinnassa ja viestinnän johtopäätösten tekemisessä. Tätä työtä ei kuitenkaan pidä sekoittaa tarjontotiedon automaattiseen muuttamiseen. Valmiin Blog AI -version laajuuteen ei sisälly tällaista analyysia eikä automaattista aiheiden valintaa kysymysten perusteella.
Kuinka organisoida materiaalit ennen siirtämistä?
Helpointa on valmistella paketti, jota toinen henkilö pystyisi käyttämään arvaamatta, mikä dokumentin versio on voimassa. Materiaaleja ei tarvitse kirjoittaa erityisellä AI-kielellä. Tärkeää on luettavuus, ajantasaisuus ja selkeä faktan ja ehdotuksen erottaminen.
Käy läpi materiaalit seuraavassa järjestyksessä:
- Valitse voimassa olevat lähteet. Tarkista, kuvailevatko alasivut ja tiedostot nykyistä tarjontaa, eivät aikaisempia sopimuksia.
- Merkitse ristiriidat. Jos sivu sanoo jotain muuta kuin myyntidokumentti, selvitä oikea versio ennen käyttöönottoa.
- Lisää puuttuvat rajoitukset. Merkitse, mikä ei sisälly vakiolaajuuteen ja mikä vaatii yksilöllistä keskustelua.
- Erota fakta esimerkistä. Esimerkkiperustaisuus yhteistyöstä ei saisi näyttää lupauksilta samasta etenemisestä jokaisessa tapauksessa.
- Osoita vastuuhenkilö. Kuka vahvistaa vastauksen sisällön ja välittää muutokset, kun tarjonta päivittyy?
Jos vastaus sisältää ehdon, kirjoita se vastauksen viereen. Lauseke "teemme integrointeja" kertoo vähemmän kuin tieto siitä, että integroimisen mahdollisuus ja laajuus on sovittava kunkin projektin mukaan. Pointti on, että AI-avustajan ei tarvitse täydentää tarjonnan puuttuvaa osaa.
Huolehdi myös tiedostojen siirtämisen muodosta. Valmiissa "Artikkelit ja AI-avustaja" -versiossa ladataan kertaluonteisesti asiakkaan valmiit materiaalit, joista löytyy luettava teksti. Laajamittaisen dokumentaation kehittäminen, skannauksista lukeminen ja äänitysten litterointi eivät sisälly tähän laajuuteen. Jos tieto vaatii ennakkoorganisaatioita, on käsiteltävä lisätöiden laajuus.
Kuva on luotu tekoälyn avulla.Määrää, mitä AI-avustaja tekee, kun se ei tiedä vastausta
Vaikka huolellisesti valmisteltu tietopankki ei kuvaisi jokaista tilannetta. Juuri siksi vastausten lisäksi on määritettävä keskustelun rajat. Mitkä asiat vaativat erikoistujan arviointia? Mitkä kaupan päätökset tekee ihminen? Milloin lukijalle voidaan ehdottaa yhteydenottoa?
AI-avustaja voi selventää tarjontaa välitetyistä tiedoista ja kysyä tarpeista. Sen ei pitäisi keksiä ehtoja, joita yritys ei ole vahvistanut. Jos tarvittava tieto puuttuu uskottavaan vastaukseen, sopiva seuraava askel voi olla yhteys yritykseen, ei varma vastaus olettamusten perusteella.
Ajattele myös lukijaa, joka haluaa vain tarkentaa artikkelin aihetta. Hänen tulee ensin saada apua sovitulla alueella. Vasta kun ihmisen kanssa keskustelu on järkevää hänen asiallensa, voidaan ehdottaa tätä askelta. Tietojen välittäminen on lukijan päätös.
Valmiissa "Artikkelit ja AI-avustaja" -versiossa AI-avustaja vastaa artikkeleissa oleviin kysymyksiin ja rohkaisee tietojen antamista yksinkertaisen yhteydenottolomakkeen kautta. Muut keskustelun tavoitteet, esimerkiksi tapaamisten sopiminen tai avusta tarjonnan valinnassa artikkeleista poiketen, sisältyvät Enterprise-pohjaisesti sovittuun laajuuteen. Kun valmistat materiaaleja, on siis hyvä tietää paitsi mitä yritys haluaa selventää, myös mikä seuraava askel on, jonka haluat tarjota lukijalle.
Tarkista tieto ennen keskustelujen aloittamista
Lopuksi lue valmistetut vastaukset ihmisen näkökulmasta, joka ei työskentele yrityksessä. Ymmärtääkö hän palvelun nimet? Tunnistiko hän poikkeamat? Selvittääkö hän, mitä voi tehdä, jos hänen tapauksensa ei mahdu kuvattuun laajuuteen?
Voit käyttää todellisia kysymystyyppejä, joita yrityksessä esiintyy, ilman että esität niitä vahvistettuina tarjontotietoina. Jokaiselle kysymykselle osoita tietopankin osa, joka sisältää vastauksen. Jos sitä ei ole, palaa henkilön luo, joka vastaa kyseisestä palvelusta. Se on käytännöllisempi testi kuin materiaalien arviointi vain sillä perusteella, että ne kuulostavat ammattimaiselta.
Sopikaa myös tavasta ilmoittaa muutoksista ratkaisun käyttöönottamisen jälkeen. Tarjonta, palvelun kuvaukset ja yhteistyön ehdot ovat yrityksen vastuulla. Pelkkä tiedostojen siirtäminen ei varmista, että tieto on aina ajantasaista; se ei myöskään korvaa ihmistä, joka huolehtii vastaanotettavista kyselyistä.
Jos olet valmistamassa uutta blogia ja haluat selvittää, mitä materiaaleja riittää käynnistykseen ja mitä vaaditaan ennen käyttöönottoa, puhutaan tilanteestasi.
Usein kysytyt kysymykset
Riittääkö yrityksen verkkosivujen osoitteen toimittaminen?
Osoite voi osoittaa hyödyllisen alasivun, mutta pelkkä linkki etusivulle ei tarkoita koko verkkosivuston lataamista. Valitse tietyt, ajantasaiset alasivut tai tiedostot, joiden tiedot ovat välttämättömiä tarjonnan selventämiseen.
Pitääkö materiaalit kirjoittaa uudestaan erityisesti AI-avustajalle?
Ei aina. Voit aloittaa valmiista palvelun kuvauksista ja dokumenteista. Tarkista kuitenkin, ovatko ne luettavia, ajantasaisia ja ristiriidattomia. Jos ne vaativat laajaa kehittämistä, laajuus on sovittava erikseen.
Voivatko asiakkaiden kysymykset korvata tarjonnan kuvauksen?
Nro Näytä, mistä vastaanottajat haluavat tietää, mutta ne eivät vahvista palvelun ehtoja. Vastauksen tulee perustua yrityksen vahvistamaan tietoon.
Mitä tehdä, jos vastaus riippuu asiakkaan tilanteesta?
Kuvaile, mistä päätös riippuu ja mitä tietoja on tunnettava. Jos asia vaatii ihmisen arviointia, älä kirjoita yksi kategorinen vastaus kaikkiin tapauksiin tietopankkiin.
Kuka vastaa tietojen ajantasaisuudesta käyttöönottamisen jälkeen?
Yrityksen tulee nimetä tarjonnasta vastaava henkilö ja välittää muutokset. AI-avustajan käyttöönotto ei siirrä kaupallisten päätösten vastuuta järjestelmälle eikä korvaa kyselyjen jatkokäsittelyä.
Lähteet
LP Creationin tiimi - Kirjoitamme siitä, miten sisällöstä tehdään asiakashankinnan lähde: tekoälyautomaatiosta, näkyvyydestä hakukoneissa ja kielimallien vastauksissa. Teksteissä nojaamme siihen, mitä itse toteutamme.
Tämä artikkeli on laadittu tekoälyn avulla ja käännetty puolasta.
