Mielőtt az AI-asszisztens kezd válaszolni az olvasóknak, gyűjtsd össze a szolgáltatásleírásokat a feltételekkel, korlátozásokkal és a további kapcsolatfelvétel szabályaival együtt. Legjobb azzal kezdeni, amelyek az alkalmazott akkor keres, amikor az ügyfél azt kérdezi: „Ez az ajánlat passzol az én helyzetembe?".
Kezdd az olyan kérdésekkel, amelyekre a cég valóban ismeri a választ
Képzeld el azt az olvasót, aki útmutatóra talál a szolgáltatás kiválasztásáról. Már érti az alapelveket, de nem tudja, hogy a cég kezelni fogja az ő esetét. Kérdez a munkák terjedelméről, az együttműködés megkezdésének módjáról vagy a standard ajánlattól való eltérésről.
Ha az AI-asszisztens segíthet neki, akkor az ajánlatod jóváhagyott tudására van szüksége. Nem elég a honlap főoldaláról valami szócska vagy a szolgáltatások neveinek listája. Olyan információkra van szükség, amelyek alapján meg lehet különböztetni azt, amit a cég csinál, attól, amit nem kínál, vagy amit egyéni megállapodás igényel.
Jó kiindulópontja ennek az egyszerű gyakorlat: írd fel azokat a kérdéseket, amelyeket az olvasó felteheti az ajánlat elküldése előtt, és mellett jelöld meg, hogy az aktuális válasz hol található. Ha nem tudsz erre olyan helyre mutatkozni, ne add meg a választ sejtés alapján. Először egyeztess azzal a személlyel, aki az ajánlatért felel.
Az AI bevezetésre való ilyen előkészítés az alkalmazottaknak is segítségére van. Megmutatja, hol túl általános a honlap leírása, és hol használnak az irodában a különböző emberek másféle verzióit ugyanazoknak a megállapodásoknak. Az AI-asszisztens nem szabad, hogy eldöntse ezeket a különbségeket a cégért.
Milyen anyagokat kell az AI-asszisztenshez gyűjteni?
Nem kell nulláról írni egy terjedelmesebb dokumentumot. Előbb nézd meg, amit a cégnek már van: aloldal, ajánlatleírás, dokumentumok, prezentációk és az ügyfeleknek átadott válaszok. Majd válassz ki olyan anyagokat, amelyek még érvényesek és valóban segítenek az ajánlat kifejtésében.
A cég leírása és a szolgáltatások köre
Írd le, mivel foglalkozik a cég, kinek segít, és milyen szolgáltatásokat lehet nála megrendelni. Minden szolgáltatásnál add meg annak céljának leírását közérthetően. Ha a csomagnév vagy belső megnevezések magyarázatra szorulnak, vedd fel azokat a leírásba.
Külön mutasd meg azokat a különbségeket a szolgáltatások között, amelyeket az olvasó összetéveszthet. Nem arról van szó, hogy minden alkalomra készíts egy terjedelmesebb táblázatot, hanem hogy egy gyakorlati kérdésre válaszolj: milyen helyzetben érdemes az egyik szolgáltatásról beszélgetni, és mikor a másikról?
Az ajánlat tudásának azt is egyértelműen jelölnie kell, hogy a leírás egy tartós szolgáltatás rozsáról szól, vagy egy egyénileg megállapodandó lehetőségről. Egyébként az olvasó azt gondolhatja, hogy a többletmegoldás példája az összes projekthez tartozik.
Feltételek, korlátok és megbeszélendő kérdések
Gyűjtsd össze azokat az információkat, amelyek gyakran hiányoznak a rövid értékesítési szövegekből, pedig az olvasó döntésénél fontosak. Lehetnek ezek az ügyféltől szükséges anyagok, a szolgáltatás terjedelmének határai, az együttműködés megkezdésének lehetséges módjai, valamint az elkülönítetten értékelt vagy megállapodott elemek. Csak azokat az feltételeket írd fel, amelyeket a cég megerősített.
Készíts listát azokról a kérdésekről is, amelyekre nincs egy válasz az ügyfél helyzetének ismerete nélkül. Például a projekt rozsáha attól függhet, hogy a cég valami újat indít, vagy egy meglévő oldalhoz akarja csatornázni a megoldást. Ebben az esetben az egyértelmű kijelentésnél jobb lesz az információ arról, mit kell a beszélgetésben rendezni.
A korlátok nem gyengítik az ajánlatot. Lehetővé teszik annak megbízható kifejtését, és az olvasót a megfelelő személyhez lehet irányítani, amikor a válasz emberi döntést igényel.
A kép mesterséges intelligencia segítségével készült.Válaszok a gyakori kérdésekre
Írd fel azokat a kérdéseket, amelyek az ajánlatról szóló beszélgetésekben visszatérnek, és készíts jóváhagyott válaszokat. Nem kell úgy hangzaniuk, mint egy hivatalos szabályzat. Azonban lehetővé kell tenniük, hogy tisztán válaszolj arra, ami az ügyfél valóban kérdez.
Hasznos elrendezés ez: kérdés, rövid válasz, feltételek vagy kivételek, és az utalás arra, mikor szükséges a cég emberével beszélgetni. Ha a válasz konkrét helyzet értékelésétől függ, jelöld meg ezt, ahelyett hogy egy látszólag univerzális szabályt készítenél.
A beszélgetésekből nyert kérdések segítenek megállapítani, hogy az olvasók mit nem értenek. Arról, hogy hogyan lehet ezeket felhasználni a honlap kommunikációjának javításához, többet olvashatsz a Ügyfélkérdések az ajánlatról: milyen magyarázatok hiányoznak a honlapról anyagban. Az ajánlatodról szóló tudásbázisba azonban csak a cég által jóváhagyott válaszokat írjuk fel.
Válaszd el az ajánlat tudását az ügyfélkérdésektől
Ez a megkülönböztetés megkönnyíti az anyagok rendszerezését. A cég tudásbázisa olyan információkat tartalmaz, amelyekre az AI-asszisztens alapozhatja a magyarázatot: szolgáltatásleírás, feltételek, korlátok és kapcsolatfelvétel szabályai. Az ügyfélkérdések viszont azt mutatják, hol szükséges az olvasónak további magyarázat.
Ha valaki azt kérdezi: "Tudtok az új szolgáltatást az én jelenlegi rendszeremmel integrálni?", a kérdés önmagában nem bizonyítja, hogy a cég minden projektben kínál ilyen integrációt. Az egy jel, hogy érdemes egy jóváhagyott választ előkészíteni: van-e ilyen lehetőség, mitől függ, és ki tudja értékelni az adott helyzetet.
Az ügyfél egyetlen nyilatkozatát ne tekintsd a termék tényeként. Az ügyfél lehet, hogy pontatlan nevet használ, félreérti a feltételeket, vagy olyan szolgáltatásról kérdez, amit a cég nem nyújt. Először ismerd meg a kérdés mögé rejtett igényt, majd ellenőrizd a választ a jelenlegi ajánlatban.
A rendszer "Cikkek AI-asszisztenssel" Enterprise változatában a kérdések tudásbázisának fejlesztése és a beszélgetések elemzése segíthet a következő cikkek témáinak kiválasztásában és a kommunikációra vonatkozó következtetések levonásában. Ezt azonban nem szabad összetéveszteni az ajánlat tudásának önmódosításával. A Blog AI kész verzója nem tartalmazza az ilyen elemzést vagy a témák automatikus kiválasztását a kérdések alapján.
Hogyan rendszerezd az anyagokat az átadás előtt?
Legegyszerűbb olyan szettet készíteni, amelyből egy másik személy tudná használni anélkül, hogy találgatnia kellene, melyik verzió dokumentumról van szó. Nem kell egy speciális AI-nyelvvel írt dokumentumnak lennie. A számára az olvashatóság, az aktualitás és a tények egyértelmű elválasztása fontos a javaslatokéból.
Végigmegyél az anyagokon a következő sorrendben:
- Válassz kötelező forrásokat. Nézd meg, hogy az aloldalak és fájlok a jelenlegi ajánlatot írják-e le, és nem az előző megállapodásokat.
- Jelöld meg az ellentmondásokat. Ha az egyik oldal másképp mond valamit, mint a másik értékesítési dokumentum, a bevezetés előtt tisztázz meg a megfelelő verziót.
- Add hozzá a hiányzó korlátokat. Jelöld meg, mi nem tartozik a standard rozsához, és mi igényel egyéni beszélgetést.
- Válaszd el a tényt a példától. Az együttműködés példa-menetrendje nem nézhetne ki úgy, mint az ígéret azonos menetrendről minden ügyletben.
- Jelöld meg a felelős személyt. Ki erősíti meg a tartalom helyességét, és közli a változásokat, amikor az ajánlatot frissítik?
Ha a válasz feltételt tartalmaz, írd le mellette. Az "integrációkat hajtunk végre" mondat kevesebbet mond, mint az információ arról, hogy az integráció lehetőségét és terjedelmét az adott projekthez egyénileg kell megállapítani. Az a lényeg, hogy az AI-asszisztensnek ne kelljen kitöltenie az ajánlat hiányzó részét.
Gondoskodj az anyagok átadási formájáról is. A "Cikkek AI-asszisztenssel" kész verziójában az ügyfél egy készre értelmezett anyagainak egyszer betöltésre kerül, amely olvasható szöveget tartalmaz. Egy összetett dokumentáció elkészítése, szkennelések olvasása és rögzítések átírása nem tartozik ebbe a keretbe. Ha az tudás korábban történő rendszerezést igényel, az további munkákat meg kell tárgyalni.
A kép mesterséges intelligencia segítségével készült.Határozd meg, mit tegyen az AI-asszisztens, ha nem tudja a választ
Még az átgondoltan előkészített tudásbázis sem írja le az összes helyzetet. Pontosan ezért az információk mellett a beszélgetés határait kell megállapítani. Mely kérdések igényelnek szakember értékelését? Mely kereskedelmi döntéseket hozza az ember? Mikor javasoljunk az olvasónak egy ember felé fordulást?
Az AI-asszisztens a beadott tudás alapján tisztázhatja az ajánlatot és kérdezhet az igényekről. Nem szabad pedig kitalálnia azokat a feltételeket, amelyeket a cég nem hagyott jóvá. Ha hiányzik az információ a megbízható válaszhoz, a megfelelő következő lépés lehet a cég kapcsolata, nem pedig egy biztos hangon adott, sejtésre alapozott válasz.
Gondolj az olyan olvasóra is, aki csak az útmutató témáját szeretné megpontosítani. Előbb a megállapított rozsában kapjon segítséget. Csak akkor, ha az ember kontaktja értelmes az ő ügyéhez, szabad ezt a lépést javasolni. Az adatok átadása az olvasó döntése marad.
A "Cikkek AI-asszisztenssel" kész verziójában az AI-asszisztens az cikkekben válaszol a kérdésekre, és egy egyszerű kapcsolati forma segítségével megadandó adatokra ösztönöz. Más beszélgetés-célok, például találkozók lemondása vagy ajánlatválasztás az artiklulukon kívül az Enterprise keretén belül egyénileg kerülnek megállapodásra. Ezért az anyagok előkészítésekor jó tudni nem csak azt, hogy mit szeretne a cég tisztázni, hanem azt is, hogy milyen következő lépést szeretne az olvasónak lehetővé tenni.
Ellenőrizd a tudást az indítás előtt
Végül olvass el az előkészített válaszokat olyan személy perspektívájából, aki nem dolgozik a cégnél. Meg fogja érteni a szolgáltatások neveit? Fel fogja ismerni a kivételeket? Meg fogja tudni, mit tehet, ha az ő esete nem fér be az leírt rozsához?
Használhatsz valós kérdés-típusokat, amelyek a cégnél megjelennek, anélkül, hogy jóváhagyott ajánlat-információnak bemutatnád azokat. Minden kérdéshez jelöld meg a választ tartalmazó tudás-részletet. Ha nincs, menj vissza az adott szolgáltatásért felelős személyhez. Ez gyakorlatosabb teszt, mint az anyagok értékelésé csak az alapján, hogy professzionálisnak hangzanak-e.
Határozd meg az ezután bejelentkezés módját is. Az ajánlat, a szolgáltatásleírások és az együttműködés szabályai a cég felelőssége marad. Az anyagok átadása önmagában nem teszi úgy, hogy az információk mindig aktuálisak maradnak; nem helyettesíti azt a személyt sem, aki a beérkezett kérdésekkel foglalkozni fog.
Ha új blogot készítesz, és szeretnéd megtudni, milyen anyagok elegek a kezdéshez, és melyek igényelnek rendszerezést a bevezetés előtt, beszélgessünk az ő helyzetedről.
Gyakori kérdések
Elég a cég honlapjának címét átadni?
A hivatkozás hasznos aloldalt mutathat, de maga a honlap főoldalára mutató link nem jelenti az egész oldal betöltéseit. Válassz ki konkrét, aktuális aloldalakat vagy fájlokat az ajánlat kifejtéséhez szükséges információkkal.
Az anyagokat nulláról kell-e írni az AI-asszisztenshez?
Nem feltétlenül. Kezdheted a meglévő szolgáltatásleírásokkal és dokumentumokkal. Azonban ellenőrizd, hogy olvashatók-e, aktuálisak-e és nem ellentmondóak-e. Ha terjedelmesebb feldolgozást igényelnek, ezzel az úttal ezt a munkát külön kell megállapodni.
Az ügyfélkérdések helyettesíthetik az ajánlat leírásait?
Nem. Azt mutatják, mit szeretnének megtudni az olvasók, de nem erősítik meg a szolgáltatás feltételeit. A válasznak a cég által jóváhagyott tudásból kell jöjjön ki.
Mit tegyek, ha a válasz az ügyfél helyzetétől függ?
Írd le, mitől függ a döntés, és milyen információkat kell megismerni. Ha az ügy emberi értékelést igényel, ne írj fel a tudásbázisba egy kategorikus választ az összes esetre.
Ki felelős az információ frissességéért a bevezetés után?
A cégnek ki kell jelölnie az ajánlatért felelős személyt, aki az információ aktualizálását végzi. Az AI-asszisztens elindítása nem helyezi át a cégre a felelősséget az ajánlatváltások vagy az ügyfél-ellátás folytatásakor.
Források
Az LP Creation csapata - Arról írunk, hogyan lesz a tartalomból ügyfélforrás: automatizálásról AI-jal, a keresőben és az AI-modellek válaszaiban való láthatóságról. A cikkeink arra épülnek, amit mi magunk is bevezetünk.
Ez a cikk mesterséges intelligencia segítségével készült, és lengyelből fordítottuk.
